MyPeopleDoc is gebaseerd op een digitale kluisarchitectuur die voldoet aan de vereisten van de Arbeidswet. Voordat we het over de installatie hebben, moet er een technisch punt worden besproken: de toegang tot de dienst is afhankelijk van een uitnodiging die is uitgegeven door de HR-dienst van het bedrijf. Zonder deze voorwaarde kan er geen functioneel account worden geopend, ongeacht het aantal downloads.
Bewaarplicht en toegangstermijn tot de MyPeopleDoc-kluis
De werkgever bewaart een kopie van de loonstroken gedurende ten minste vijf jaar, in overeenstemming met de Arbeidswet. De digitale kluis van de werknemer volgt een geheel andere tijdslijn: de toegang tot de documenten is gegarandeerd gedurende 50 jaar of tot de 75-jarige leeftijd van de houder, afhankelijk van welke termijn het eerst wordt bereikt. Deze regel, gebaseerd op artikel D3243-8 van de Arbeidswet, is van toepassing ongeacht de gekozen technische dienstverlener.
We merken op dat de meeste beschikbare gidsen melding maken van een “veilige opslag” zonder deze scheiding te verduidelijken. Dit heeft echter directe gevolgen: zelfs na vertrek uit het bedrijf behoudt de werknemer toegang tot zijn persoonlijke kluis. De al opgeslagen documenten blijven gedurende de wettelijke termijn raadpleegbaar en downloadbaar.
Dit punt bepaalt de keuze voor beveiliging. Het archiveren van loonstroken alleen in een e-mailbox of op een persoonlijke harde schijf voldoet niet aan deze duurzaamheidseis. De digitale kluis is daarentegen structureel ontworpen om hieraan te voldoen, met een hosting die onafhankelijk is van de contractuele band tussen de werknemer en zijn voormalige werkgever.
Installatie van MyPeopleDoc op mobiel: technische vereisten
Om de MyPeopleDoc-app op mobiel te downloaden, moet je eerst de uitnodigingsmail van de HR-dienst hebben ontvangen. Deze mail bevat een unieke activatielink. Proberen een account rechtstreeks vanuit de app te creëren, zonder deze link, leidt altijd tot een blokkade.
De app is beschikbaar op Google Play voor Android en op de App Store voor iOS. De zoekopdracht kan worden uitgevoerd met de term “MyPeopleDoc” in de zoekbalk van de store. We raden aan om de weergegeven uitgever te controleren voordat je installeert om te voorkomen dat je een niet-officiële derde partij-app downloadt.
Een punt dat verwarring kan veroorzaken: MyPeopleDoc werkt ook via de mobiele browser. Op sommige apparaten biedt de toegang via de browser een bijna identieke ervaring als die van de native app. Een snelkoppeling op het startscherm maken vanuit de browser is een levensvatbaar alternatief als de native app compatibiliteitsproblemen vertoont.
- Controleer de ontvangst van de HR-uitnodigingsmail voordat je een installatiepoging doet, ook in de spam- en ongewenste e-mailmappen.
- Download de app alleen via Google Play of de App Store, nooit via een extern APK-bestand of een derde partijlink.
- Activeer het account door de uitnodigingslink te volgen voordat je een eerste aanmelding in de app probeert.
- Bij aanhoudende blokkades, neem contact op met de HR-dienst van het bedrijf in plaats van met de technische ondersteuning van PeopleDoc, omdat het probleem vaak voortkomt uit een niet-uitgegeven of verlopen uitnodiging.
Beveiliging van HR-documenten in de digitale kluis
De MyPeopleDoc-kluis beperkt zich niet tot loonstroken. Arbeidsovereenkomsten, werkgeversverklaringen, verzekeringsbrieven of opleidingscertificaten worden daar gearchiveerd. Elk document dat door de werkgever is ingediend, wordt tijdgestempeld en is niet wijzigbaar, wat het een bewijswaarde geeft in geval van geschillen.
De beveiliging is gebaseerd op encryptie van gegevens in rust en tijdens verzending. De inloggegevens vormen de gebruikelijke zwakke schakel. We raden aan om de tweefactorauthenticatie te activeren wanneer deze optie wordt aangeboden, en om nooit een wachtwoord opnieuw te gebruiken dat al voor een andere dienst is gebruikt.
Een reflex om aan te nemen: periodiek een lokale kopie van je kritische documenten downloaden. De kluis garandeert de beschikbaarheid gedurende de wettelijke termijn, maar het hebben van een persoonlijke back-up (op een versleuteld medium) voegt een extra laag van veerkracht toe. Deze voorzorgsmaatregel is vooral belangrijk voor Pôle emploi-verklaringen of werkcertificaten, die vaak binnen korte tijd worden gevraagd tijdens een professionele overgang.
Koppeling van accounts en verandering van werkgever op MyPeopleDoc
Van werkgever veranderen betekent niet dat je je kluis verliest. Als het nieuwe bedrijf ook PeopleDoc gebruikt, kan een accountkoppeling de documenten van meerdere werkgevers in één ruimte samenvoegen. De aanvraag kan worden gedaan vanuit de accountinstellingen, sectie “Koppeling”.
Als de nieuwe werkgever het platform niet gebruikt, blijft de oude kluis toegankelijk met de oorspronkelijke inloggegevens. Er zijn geen acties van de oude werkgever nodig om deze toegang te behouden. De al opgeslagen documenten blijven raadpleegbaar volgens de wettelijke bewaartermijn.
- Bij een verandering van werkgever, verwijder het bestaande account niet voordat je hebt gecontroleerd of een koppeling mogelijk is met de nieuwe werkgever.
- Bewaar het e-mailadres dat is gebruikt tijdens de initiële activatie: dit is het belangrijkste identificatienummer en de herstelcode.
- Bij vrijwillige uitschrijving worden alle documenten definitief verwijderd. Deze actie is onomkeerbaar.
Documentbeheer HR op mobiel wint aan betrouwbaarheid, mits je deze enkele technische principes respecteert. De activatie via de uitnodiging van de werkgever blijft de belangrijkste vergrendeling: zonder deze geeft noch de app noch de webversie toegang tot de kluis. Controleer deze voorwaarde voordat je andere handelingen uitvoert om de meeste blokkades die door gebruikers zijn gerapporteerd te vermijden.
