MyPeopleDoc repose sur une architecture de coffre-fort numérique conforme aux exigences du Code du travail. Avant même de parler d’installation, un point technique mérite d’être posé : l’accès au service est conditionné par une invitation émise par le service RH de l’entreprise. Sans ce prérequis, aucun téléchargement ne permettra d’ouvrir un compte fonctionnel.
Obligation de conservation et durée d’accès au coffre-fort MyPeopleDoc
L’employeur conserve un double des bulletins de paie pendant au moins cinq ans, conformément au Code du travail. Le coffre-fort numérique du salarié obéit à une tout autre temporalité : l’accès aux documents est garanti pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du titulaire, selon la première échéance atteinte. Cette règle, adossée à l’article D3243-8 du Code du travail, s’applique quel que soit le prestataire technique retenu.
Nous observons que la majorité des guides disponibles mentionnent un « stockage sécurisé » sans détailler cette dissociation. Elle a pourtant des conséquences directes : même après un départ de l’entreprise, le salarié conserve l’accès à son coffre-fort personnel. Les documents déjà déposés restent consultables et téléchargeables sur toute la durée légale.
Ce point conditionne le choix de sécurisation. Archiver ses bulletins uniquement dans une boîte mail ou sur un disque dur personnel ne répond pas à cette obligation de pérennité. Le coffre-fort numérique, lui, est conçu pour y répondre structurellement, avec un hébergement indépendant du lien contractuel entre le salarié et son ancien employeur.
Installation de MyPeopleDoc sur mobile : prérequis techniques
Pour télécharger l’application MyPeopleDoc sur mobile, il faut d’abord avoir reçu le mail d’invitation envoyé par le service RH. Ce mail contient un lien d’activation unique. Tenter de créer un compte directement depuis l’application, sans ce lien, aboutit systématiquement à un blocage.
L’application est disponible sur Google Play pour Android et sur l’App Store pour iOS. La recherche se fait avec le terme « MyPeopleDoc » dans la barre de recherche du store. Nous recommandons de vérifier l’éditeur affiché avant installation pour éviter toute application tierce non officielle.
Un point source de confusion : MyPeopleDoc fonctionne aussi via le navigateur mobile. Sur certains appareils, l’accès par navigateur offre une expérience quasi identique à celle de l’application native. Créer un raccourci sur l’écran d’accueil depuis le navigateur constitue une alternative viable si l’application native pose des problèmes de compatibilité.
- Vérifier la réception du mail d’invitation RH avant toute tentative d’installation, y compris dans les dossiers spam et courrier indésirable.
- Télécharger l’application uniquement depuis Google Play ou l’App Store, jamais depuis un fichier APK externe ou un lien tiers.
- Activer le compte en suivant le lien d’invitation avant de tenter une première connexion dans l’application.
- En cas de blocage persistant, contacter le service RH de l’entreprise plutôt que le support technique de PeopleDoc, car le problème vient souvent d’une invitation non émise ou expirée.
Sécurisation des documents RH dans le coffre-fort numérique
Le coffre-fort MyPeopleDoc ne se limite pas aux bulletins de paie. Contrats de travail, attestations employeur, courriers de mutuelle ou certificats de formation s’y archivent. Chaque document déposé par l’employeur est horodaté et non modifiable, ce qui lui confère une valeur probante en cas de litige.
La sécurité repose sur un chiffrement des données au repos et en transit. Les identifiants de connexion constituent le maillon faible habituel. Nous recommandons d’activer l’authentification à deux facteurs lorsque l’option est proposée, et de ne jamais réutiliser un mot de passe déjà employé sur un autre service.
Un réflexe à adopter : télécharger périodiquement une copie locale de ses documents critiques. Le coffre-fort garantit la disponibilité sur la durée légale, mais disposer d’une sauvegarde personnelle (sur un support chiffré) ajoute une couche de résilience. Cette précaution vaut particulièrement pour les attestations Pôle emploi ou les certificats de travail, souvent réclamés dans des délais courts lors d’une transition professionnelle.
Liaison de comptes et changement d’entreprise sur MyPeopleDoc
Changer d’employeur ne signifie pas perdre son coffre-fort. Si la nouvelle entreprise utilise aussi PeopleDoc, une liaison de comptes permet de regrouper les documents de plusieurs employeurs dans un espace unique. La demande se fait depuis les paramètres du compte, rubrique « Liaison ».
Si le nouvel employeur n’utilise pas la plateforme, l’ancien coffre-fort reste accessible avec les identifiants d’origine. Aucune action de l’ancien employeur n’est nécessaire pour maintenir cet accès. Les documents déjà déposés demeurent consultables selon la durée légale de conservation.
- Lors d’un changement d’entreprise, ne pas supprimer le compte existant avant d’avoir vérifié si une liaison est possible avec le nouvel employeur.
- Conserver l’adresse mail utilisée lors de l’activation initiale : c’est elle qui sert d’identifiant principal et de clé de récupération.
- En cas de désinscription volontaire, tous les documents sont définitivement supprimés. Cette action est irréversible.
La gestion documentaire RH sur mobile gagne en fiabilité à condition de respecter ces quelques principes techniques. L’activation par invitation employeur reste le verrou principal : sans elle, ni l’application ni la version web ne donnent accès au coffre-fort. Vérifier ce prérequis avant toute autre manipulation évite la grande majorité des blocages signalés par les utilisateurs.