MyPeopleDoc basiert auf einer digitalen Tresorarchitektur, die den Anforderungen des Arbeitsgesetzbuchs entspricht. Bevor wir über die Installation sprechen, sollte ein technischer Punkt angesprochen werden: Der Zugang zum Dienst ist an eine Einladung gebunden, die vom Personalwesen des Unternehmens ausgegeben wird. Ohne diese Voraussetzung kann kein Download ein funktionales Konto eröffnen.
Aufbewahrungspflicht und Zugriffsdauer auf den MyPeopleDoc-Tresor
Der Arbeitgeber bewahrt eine Kopie der Gehaltsabrechnungen mindestens fünf Jahre lang auf, gemäß dem Arbeitsgesetzbuch. Der digitale Tresor des Mitarbeiters unterliegt einer ganz anderen Zeitspanne: Der Zugang zu den Dokumenten ist für 50 Jahre oder bis zum 75. Geburtstag des Inhabers garantiert, je nachdem, welches Datum zuerst erreicht wird. Diese Regel, die auf Artikel D3243-8 des Arbeitsgesetzbuchs basiert, gilt unabhängig vom gewählten technischen Dienstleister.
Wir stellen fest, dass die meisten verfügbaren Leitfäden von einer „sicheren Speicherung“ sprechen, ohne diese Unterscheidung näher zu erläutern. Sie hat jedoch direkte Konsequenzen: Selbst nach dem Verlassen des Unternehmens behält der Mitarbeiter den Zugang zu seinem persönlichen Tresor. Die bereits hinterlegten Dokumente bleiben während der gesamten gesetzlichen Dauer einsehbar und herunterladbar.
Dieser Punkt beeinflusst die Wahl der Sicherheitsmaßnahmen. Die Gehaltsabrechnungen nur in einem E-Mail-Postfach oder auf einer persönlichen Festplatte zu archivieren, erfüllt nicht diese Nachhaltigkeitsanforderung. Der digitale Tresor hingegen ist strukturell darauf ausgelegt, diese zu erfüllen, mit einer Hosting-Lösung, die unabhängig von der vertraglichen Beziehung zwischen dem Mitarbeiter und seinem ehemaligen Arbeitgeber ist.
Installation von MyPeopleDoc auf Mobilgeräten: technische Voraussetzungen
Um die MyPeopleDoc-App auf Mobilgeräten herunterzuladen, muss man zuerst die Einladung per E-Mail vom Personalwesen erhalten haben. Diese E-Mail enthält einen einzigartigen Aktivierungslink. Der Versuch, ein Konto direkt über die App zu erstellen, ohne diesen Link, führt systematisch zu einer Sperrung.
Die App ist im Google Play Store für Android und im App Store für iOS verfügbar. Die Suche erfolgt mit dem Begriff „MyPeopleDoc“ in der Suchleiste des Stores. Wir empfehlen, den angezeigten Herausgeber vor der Installation zu überprüfen, um eine nicht offizielle Drittanbieter-App zu vermeiden.
Ein Punkt, der Verwirrung stiften kann: MyPeopleDoc funktioniert auch über den mobilen Browser. Auf bestimmten Geräten bietet der Zugang über den Browser eine nahezu identische Erfahrung wie die native App. Ein Shortcut auf dem Startbildschirm vom Browser aus zu erstellen, ist eine praktikable Alternative, wenn die native App Kompatibilitätsprobleme verursacht.
- Überprüfen Sie den Erhalt der Einladung per E-Mail vom Personalwesen, bevor Sie einen Installationsversuch unternehmen, auch in den Spam- und Junk-Ordnern.
- Laden Sie die App nur aus dem Google Play Store oder dem App Store herunter, niemals aus einer externen APK-Datei oder einem Drittanbieter-Link.
- Aktivieren Sie das Konto, indem Sie dem Einladungslink folgen, bevor Sie versuchen, sich zum ersten Mal in der App anzumelden.
- Bei anhaltenden Sperrungen wenden Sie sich an den Personalservice des Unternehmens, anstatt den technischen Support von PeopleDoc zu kontaktieren, da das Problem oft auf eine nicht ausgestellte oder abgelaufene Einladung zurückzuführen ist.
Sicherung der HR-Dokumente im digitalen Tresor
Der MyPeopleDoc-Tresor beschränkt sich nicht auf Gehaltsabrechnungen. Arbeitsverträge, Arbeitgeberbescheinigungen, Mitteilungen von der Krankenversicherung oder Ausbildungszertifikate werden dort archiviert. Jedes vom Arbeitgeber hinterlegte Dokument ist zeitgestempelt und nicht veränderbar, was ihm im Falle eines Rechtsstreits Beweiskraft verleiht.
Die Sicherheit basiert auf einer Verschlüsselung der Daten im Ruhezustand und während der Übertragung. Die Anmeldedaten stellen das übliche schwächste Glied dar. Wir empfehlen, die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren, wenn die Option angeboten wird, und niemals ein Passwort wiederzuverwenden, das bereits für einen anderen Dienst verwendet wurde.
Ein Reflex, den man annehmen sollte: periodisch eine lokale Kopie seiner kritischen Dokumente herunterzuladen. Der Tresor garantiert die Verfügbarkeit über die gesetzliche Dauer, aber eine persönliche Sicherung (auf einem verschlüsselten Medium) fügt eine zusätzliche Resilienzschicht hinzu. Diese Vorsichtsmaßnahme ist besonders wichtig für die Pôle emploi-Bescheinigungen oder Arbeitszeugnisse, die oft innerhalb kurzer Fristen während eines beruflichen Übergangs angefordert werden.
Verknüpfung von Konten und Unternehmenswechsel auf MyPeopleDoc
Ein Arbeitgeberwechsel bedeutet nicht, den Tresor zu verlieren. Wenn das neue Unternehmen ebenfalls PeopleDoc verwendet, ermöglicht eine Kontoverknüpfung, die Dokumente mehrerer Arbeitgeber in einem einzigen Bereich zu bündeln. Die Anfrage erfolgt über die Kontoeinstellungen im Abschnitt „Verknüpfung“.
Wenn der neue Arbeitgeber die Plattform nicht nutzt, bleibt der alte Tresor mit den ursprünglichen Anmeldedaten zugänglich. Keine Aktion des ehemaligen Arbeitgebers ist erforderlich, um diesen Zugang aufrechtzuerhalten. Die bereits hinterlegten Dokumente bleiben gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsdauer einsehbar.
- Bei einem Unternehmenswechsel das bestehende Konto nicht löschen, bevor überprüft wurde, ob eine Verknüpfung mit dem neuen Arbeitgeber möglich ist.
- Die E-Mail-Adresse, die bei der ursprünglichen Aktivierung verwendet wurde, aufbewahren: Sie dient als Hauptidentifikator und Wiederherstellungsschlüssel.
- Im Falle einer freiwilligen Abmeldung werden alle Dokumente dauerhaft gelöscht. Diese Aktion ist irreversibel.
Das Dokumentenmanagement im HR-Bereich auf Mobilgeräten wird zuverlässiger, wenn diese wenigen technischen Prinzipien beachtet werden. Die Aktivierung durch die Einladung des Arbeitgebers bleibt das Hauptschloss: Ohne sie gewähren weder die App noch die Webversion Zugang zum Tresor. Die Überprüfung dieser Voraussetzung vor jeder anderen Handlung vermeidet die Mehrheit der von den Nutzern gemeldeten Sperrungen.
