MyPeopleDoc si basa su un’architettura di cassaforte digitale conforme ai requisiti del Codice del lavoro. Prima ancora di parlare di installazione, un punto tecnico merita di essere chiarito: l’accesso al servizio è condizionato da un invito emesso dal servizio HR dell’azienda. Senza questo prerequisito, nessun download permetterà di aprire un conto funzionale.
Obbligo di conservazione e durata di accesso alla cassaforte MyPeopleDoc
Il datore di lavoro conserva una copia delle buste paga per almeno cinque anni, in conformità al Codice del lavoro. La cassaforte digitale del dipendente obbedisce a una temporalità completamente diversa: l’accesso ai documenti è garantito per 50 anni o fino ai 75 anni del titolare, a seconda della prima scadenza raggiunta. Questa regola, ancorata all’articolo D3243-8 del Codice del lavoro, si applica indipendentemente dal fornitore tecnico scelto.
Osserviamo che la maggior parte delle guide disponibili menziona un « archiviazione sicura » senza dettagliare questa dissociazione. Essa ha tuttavia conseguenze dirette: anche dopo un’uscita dall’azienda, il dipendente mantiene l’accesso alla propria cassaforte personale. I documenti già depositati rimangono consultabili e scaricabili per tutta la durata legale.
Questo punto condiziona la scelta della sicurezza. Archiviare le proprie buste paga solo in una casella di posta o su un disco rigido personale non soddisfa questo obbligo di permanenza. La cassaforte digitale, invece, è progettata per rispondere strutturalmente a questo, con un hosting indipendente dal legame contrattuale tra il dipendente e il suo ex datore di lavoro.
Installazione di MyPeopleDoc su mobile: prerequisiti tecnici
Per scaricare l’app MyPeopleDoc su mobile, è necessario prima ricevere l’email di invito inviata dal servizio HR. Questa email contiene un link di attivazione unico. Tentare di creare un conto direttamente dall’app, senza questo link, porta sistematicamente a un blocco.
L’app è disponibile su Google Play per Android e sull’App Store per iOS. La ricerca si effettua con il termine « MyPeopleDoc » nella barra di ricerca dello store. Raccomandiamo di verificare l’editore visualizzato prima dell’installazione per evitare qualsiasi applicazione di terze parti non ufficiale.
Un punto fonte di confusione: MyPeopleDoc funziona anche tramite il browser mobile. Su alcuni dispositivi, l’accesso tramite browser offre un’esperienza quasi identica a quella dell’app nativa. Creare un collegamento sulla schermata principale dal browser costituisce un’alternativa valida se l’app nativa presenta problemi di compatibilità.
- Verificare la ricezione dell’email di invito HR prima di qualsiasi tentativo di installazione, anche nelle cartelle spam e posta indesiderata.
- Scaricare l’app solo da Google Play o dall’App Store, mai da un file APK esterno o da un link di terze parti.
- Attivare il conto seguendo il link di invito prima di tentare un primo accesso nell’app.
- In caso di blocco persistente, contattare il servizio HR dell’azienda piuttosto che il supporto tecnico di PeopleDoc, poiché il problema deriva spesso da un invito non emesso o scaduto.
Sicurezza dei documenti HR nella cassaforte digitale
La cassaforte MyPeopleDoc non si limita alle buste paga. Contratti di lavoro, attestazioni del datore di lavoro, lettere di mutua o certificati di formazione vi sono archiviati. Ogni documento depositato dal datore di lavoro è datato e non modificabile, il che conferisce un valore probatorio in caso di controversia.
La sicurezza si basa su una crittografia dei dati a riposo e in transito. Le credenziali di accesso rappresentano il punto debole abituale. Raccomandiamo di attivare l’autenticazione a due fattori quando l’opzione è proposta e di non riutilizzare una password già utilizzata su un altro servizio.
Un riflesso da adottare: scaricare periodicamente una copia locale dei propri documenti critici. La cassaforte garantisce la disponibilità per la durata legale, ma avere un backup personale (su un supporto crittografato) aggiunge un ulteriore livello di resilienza. Questa precauzione è particolarmente valida per le attestazioni Pôle emploi o i certificati di lavoro, spesso richiesti in tempi brevi durante una transizione professionale.
Collegamento di conti e cambio di azienda su MyPeopleDoc
Cambiare datore di lavoro non significa perdere la propria cassaforte. Se la nuova azienda utilizza anch’essa PeopleDoc, un collegamento di conti consente di raggruppare i documenti di più datori di lavoro in uno spazio unico. La richiesta si effettua dalle impostazioni del conto, sezione « Collegamento ».
Se il nuovo datore di lavoro non utilizza la piattaforma, la vecchia cassaforte rimane accessibile con le credenziali originali. Nessuna azione da parte del vecchio datore di lavoro è necessaria per mantenere questo accesso. I documenti già depositati rimangono consultabili secondo la durata legale di conservazione.
- In caso di cambio di azienda, non eliminare il conto esistente prima di aver verificato se è possibile un collegamento con il nuovo datore di lavoro.
- Conservare l’indirizzo email utilizzato durante l’attivazione iniziale: è quello che funge da identificativo principale e chiave di recupero.
- In caso di disiscrizione volontaria, tutti i documenti vengono definitivamente eliminati. Questa azione è irreversibile.
La gestione documentale HR su mobile guadagna in affidabilità a condizione di rispettare questi pochi principi tecnici. L’attivazione tramite invito del datore di lavoro rimane il principale vincolo: senza di essa, né l’app né la versione web danno accesso alla cassaforte. Verificare questo prerequisito prima di qualsiasi altra operazione evita la grande maggioranza dei blocchi segnalati dagli utenti.
